Gdy zagraniczne firmy rozpoczynają pracę przy projektach budowlanych w Hiszpanii, bardzo często już na etapie przygotowawczym są proszone o przedstawienie dokumentacji z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz prowadzonej działalności.
Do najczęściej wymaganych dokumentów należą m.in.:
- Ocena ryzyka zawodowego (Evaluación de Riesgos)
- Planowanie działalności zapobiegawczej (Planificación de la Actividad Preventiva – PAP)
- Dokument potwierdzający organizację systemu BHP (własny lub zewnętrzny serwis prewencji)
- Dokumentacja szkoleń BHP pracowników
- Certyfikat uzyskania wpisu do Registro de Empresas Acreditadas (REA)
W poprzednich artykułach (REA czyli Registro de Empresas Acreditadas, Jak zarejestrować się w REA i FAQ 15 najczęstszych pytań o REA) omówiliśmy już obowiązek wpisu do Rejestru Przedsiębiorstw Akredytowanych (REA), który jest niezbędny dla legalnego wykonywania robót budowlanych w Hiszpanii.
W tym artykule skupimy się na jednym z najważniejszych dokumentów BHP: planowaniu działalności zapobiegawczej, wyjaśniając czym jest, kto go przygotowuje i dlaczego ma tak duże znaczenie, zwłaszcza dla firm zagranicznych.
Czym jest Planowanie Działalności Zapobiegawczej?
Dokument Planificación de la Actividad Preventiva określa jakie środki zapobiegawcze, w jakim terminie i przez kogo zostaną wdrożone w celu ograniczenia ryzyk zawodowych wykrytych w ocenie ryzyka.
Nie jest to dokument czysto formalny, ma on charakter praktyczny i operacyjny, ponieważ obejmuje następujące elementy:
- ustala priorytety działań zapobiegawczych,
- wskazuje osoby odpowiedzialne,
- określa potrzebne środki techniczne i organizacyjne,
- i bardzo ważne: zawiera ramy czasowe realizacji działań.
Kiedy planowanie działalności zapobiegawczej jest obowiązkowe?
W Hiszpanii Planificación de la Actividad Preventiva jest obowiązkowe zawsze wtedy, gdy ocena ryzyka zawodowego wykazuje ryzyka, których nie da się całkowicie wyeliminować.
W praktyce dotyczy to niemal każdej firmy, a w szczególności sektora budowlanego.
Planowanie musi zostać przygotowane m.in. gdy:
- rozpoczynana jest nowa działalność,
- firma wchodzi na nową budowę,
- zmieniają się procesy pracy,
- wykryto nieprawidłowości podczas kontroli,
- stosowane są nowe technologie lub maszyny.
Na budowach PAP jest dokumentem regularnie kontrolowanym przez koordynatora BHP oraz Inspekcję Pracy. Często również należy go załączyć na platformy zarządzające dokumentacją wszystkich podwykonawców.
Czy PAP musi zawierać ramy czasowe?
Tak – jest to obowiązkowe. Dlatego też najwygodniej jest przygotowywać dokument w formie tabeli z następującymi kolumnami: zidentyfikowane ryzyko, środek zapobiegawczy, osoba odpowiedzialna, zasoby oraz ramy czasowe. Dzięki temu wszystkie informacje są poukładane, przejrzyste i łatwe do sprawdzenia.
Prawidłowe planowanie działalności zapobiegawczej musi określać:
- kiedy środki zapobiegawcze są wdrażane,
- jak długo obowiązują,
- czy mają charakter stały czy tymczasowy.
Brak terminów lub harmonogramu sprawia, że Planificación de la Actividad Preventiva może zostać uznane za niekompletne.
Czy firmy zagraniczne muszą posiadać PAP w Hiszpanii?
Tak, gdyż jak już zostało wspomniane wcześniej, firmy zagraniczne działające w Hiszpanii podlegają dokładnie tym samym obowiązkom BHP co firmy hiszpańskie.
Oznacza to, że muszą:
- stosować hiszpańskie przepisy BHP,
- posiadać ocenę ryzyka,
- posiadać planowanie działalności zapobiegawczej,
- mieć ważną organizację systemu prewencji (czyli umowę z firmą zewnętrzną lub posiadać własnego BHP-owca w firmie),
- prowadzić koordynację działań z innymi firmami na budowie.
Dokumenty te są wymagane przez generalnych wykonawców, koordynatorów BHP, inwestorów i Inspekcję Pracy.
Kto musi przygotować PAP – wykonawca czy podwykonawca?
Każda firma musi posiadać własne planowanie działalności zapobiegawczej, niezależnie od poziomu w łańcuchu podwykonawców. Wynika to z tego, że każde przedsiębiorstwo odpowiada za ryzyka wynikające z własnej działalności i pracy swoich pracowników.
Wymóg ten dotyczy generalnych wykonawców, podwykonawców oraz dalszych podwykonawców.
Podwykonawca nie może korzystać z Planificación de la Actividad Preventiva innej firmy uczestniczącej w tej samej inwestycji, nawet jeśli ma taki sam zakres działalności. Musi posiadać własne planowanie.
Może natomiast:
- dostosować swoje PAP do Planu Bezpieczeństwa i Zdrowia na budowie,
- koordynować działania z innymi firmami.
Tutaj pojawia się też często zapytanie, czy Planificación de la Actividad Preventiva może być ogólne, tj. powiązane z codziennym zakresem działalności danego przedsiębiorstwa czy należy je przygotować pod wymogi konkretnej budowy.
W praktyce funkcjonują dwa poziomy:
Ogólne PAP firmy
- obejmuje standardową działalność,
- ma charakter stały,
- stanowi podstawę systemu BHP.
PAP dla konkretnej budowy
- dostosowane do konkretnego projektu w Hiszpanii,
- uwzględnia warunki pracy na danym obiekcie,
- najczęściej wymagane na budowach.
W praktyce budowlanej będzie konieczne posiadanie Planificación de la Actividad Preventiva dla konkretnej inwestycji.
Kto przygotowuje planowanie działalności zapobiegawczej?
Planificación de la Actividad Preventiva przygotowuje zazwyczaj:
- zewnętrzna służba prewencji (Servicio de Prevención Ajeno) – w przypadku firm zagranicznych uznawane są dokumenty przygotowane przez firmy BHP kraju wysyłającego pracowników, ale muszą być one przetłumaczone na język hiszpańskich.
- wewnętrzna służba BHP,
- uprawniony technik ds. BHP.
Odpowiedzialność za jego stosowanie ponosi jednak firma, która będzie ten plan stosować.
Kto zatwierdza PAP?
Dokument planowania działalności zapobiegawczej nie jest automatycznie składany do urzędu, natomiast musi być on sporządzony na piśmie i dostępny na budowie w celu okazania w razie kontroli. Najważniejsze, aby był on zgodny z Planem Bezpieczeństwa i Zdrowia,
Co jeśli moje PAP nie spełnia wymogów lub firma chce przygotować je od początku zgodnie z przepisami hiszpańskimi?
Jeżeli Twoja Planificación de la Actividad Preventiva została przygotowana poza Hiszpanią, jest zbyt ogólna lub nie uwzględnia specyfiki pracy na hiszpańskich budowach, najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług hiszpańskiej firmy BHP (Servicio de Prevención).
W praktyce PAP rzadko funkcjonuje jako samodzielny dokument. W Hiszpanii planowanie działalności zapobiegawczej jest zazwyczaj elementem kompleksowej obsługi BHP, która – zgodnie z przepisami – powinna obejmować co najmniej:
- Plan de Prevención – dokument określający strukturę organizacyjną systemu BHP w firmie
- Evaluación de Riesgos Laborales (ERL) – identyfikację zagrożeń związanych z działalnością firmy
- Planificación de la Actividad Preventiva (PAP) – plan działań zapobiegawczych z określeniem terminów, odpowiedzialności i środków niezbędnych do ograniczenia ryzyk
- Vigilancia de la Salud – nadzór zdrowotny pracowników, obejmujący badania lekarskie
Jednocześnie wiele firm BHP w Hiszpanii oferuje możliwość przygotowania samej Planificación de la Actividad Preventiva, dostosowanej indywidualnie do:
- profilu działalności firmy,
- konkretnego projektu lub budowy,
- wymogów koordynatora BHP i kontraktora głównego.
Dla firm zagranicznych jest to często najszybszy i najbezpieczniejszy sposób, aby mieć dokumentację w pełni zgodną z hiszpańskimi przepisami i uniknąć problemów administracyjnych przy rozpoczęciu prac.