W poprzednich artykułach na blogu wyjaśnialiśmy, jak przebiega rejestracja w Rejestrze Firm Akredytowanych z branży budowlanej w Hiszpanii (Registro de Empresas Acreditadas – REA), jakie dokumenty są wymagane oraz odpowiadaliśmy na najczęściej zadawane pytania związane z tym procesem.
W tym poście skupimy się na tym, jak sprawdzić, czy dana firma posiada już wpis do REA. Zdarza się bowiem, że podejmując współpracę z kontrahentem, który w przeszłości realizował projekty w Hiszpanii, otrzymujemy informację, że firma ma już nadany numer REA, jednak nie jest w stanie go odnaleźć. Możliwe, że to właśnie Twoja firma znajduje się w takiej sytuacji. Jak zatem możemy zweryfikować, czy dana firma posiada ważny certyfikat REA?
Dlaczego warto sprawdzić wpis do REA kontrahenta?
W praktyce bardzo często zdarza się, że:
- firma realizowała wcześniej projekty budowlane w Hiszpanii,
- otrzymała numer potwierdzający wpis do REA,
- ale po czasie nie jest w stanie go odnaleźć lub nie wie, czy wpis nadal obowiązuje.
Tymczasem współpraca z firmą, która nie posiada aktywnego wpisu do REA (zwłaszcza jeśli mówimy o Twoim podwykonawcy), może skutkować:
- problemami przy kontroli na budowie,
- karami administracyjnymi,
- a nawet wstrzymaniem prac.
I co najważniejsze- w pierwszej kolejności to Twoja firma, jako ta, która ma podpisaną umowę z podwykonawcą, jest odpowiedzialna za to, aby spełnił on obowiązek uzyskania certyfikatu REA.
Dlatego samodzielna weryfikacja wpisu REA powinna być standardem przed rozpoczęciem współpracy.
Gdzie sprawdzić wpis do REA?
Sprawdzenia dokonuje się wyłącznie na oficjalnej stronie Rejestru, prowadzonej przez Ministerstwo Pracy i Gospodarki Społecznej (Ministerio de Trabajo y Economía Social):
https://expinterweb.mites.gob.es/rea/
Po wejściu na stronę:
- W menu po lewej stronie wybierz zakładkę „Consulta Empresas Acreditadas”
- Zostaniesz przekierowany do krótkiego formularza wyszukiwania
Górne menu dotyczy sposobu identyfikacji firmy. Dostępne są następujące opcje:
- CIF – dotyczy numeru identyfikacyjnego osób prawnych (najczęściej hiszpańskich spółek)
- IED – dotyczy numeru identyfikującego firmę zagraniczną, która nie posiada hiszpańskiego numeru podatkowego
- NIF – dotyczy numeru identyfikacyjnego osób fizycznych (obywateli Hiszpanii, prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą) lub zagranicznych firm posiadających w Hiszpanii filię lub przedstawicielstwo
- NIE – dotyczy numeru identyfikującego cudzoziemców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą w Hiszpanii
- PASS – dotyczy numeru identyfikującego cudzoziemców nieposiadających hiszpańskiego numeru podatkowego
- REA – dotyczy numeru REA w sytuacji, gdy firma zna swój numer wpisu, ale nie jest pewna, czy nadal jest on ważny, lub chce pobrać certyfikat potwierdzający wpis
Jakiego numeru użyć w przypadku firm zagranicznych?
W przypadku firm zagranicznych realizujących prace budowlane w Hiszpanii najczęściej stosuje się:
- IED – dla osób prawnych
- PASS – dla osób fizycznych
Wybór właściwej opcji jest bardzo istotny, ponieważ w przeciwnym razie wyszukiwarka nie zwróci poprawnego wyniku.
Po wybraniu opcji IED należy podać numer fiskalny przedsiębiorstwa, które chcemy sprawdzić. Niestety, w praktyce często konieczne jest sprawdzenie kilku wariantów zapisu numeru, ponieważ w Rejestrze widnieje on dokładnie w takiej formie, w jakiej został podany podczas rejestracji. W przypadku polskiego numeru NIP mogą to być na przykład następujące formaty:
- PL1111111111
- 1111111111
- PL111 111 11 11
- 111-111-11-11
Warto sprawdzić wszystkie możliwe formaty, zarówno z prefiksem PL (jeśli firma była zarejestrowana jako operator unijny), jak i bez niego.
Jeżeli firma nie jest zarejestrowana lub jej wcześniejszy wpis do REA wygasł, system wyświetli odpowiednią informację o braku aktywnego wpisu:
Jeśli natomiast firma jest zarejestrowana, system pokaże jej pełne dane (nazwę, adres, numer identyfikacyjny), przyznany numer wpisu do REA, status „ALTA”, oznaczający aktywny wpis, oraz Wspólnotę Autonomiczną, w której firma została zarejestrowana:
Czego nie pokaże wyszukiwarka REA?
Wyszukiwarka nie wskazuje, jak długo dany wpis pozostanie ważny. Potwierdza ona jedynie, czy firma posiada aktywny wpis do REA w momencie dokonywania sprawdzenia.
Aby uzyskać informację o okresie ważności wpisu, należy wystąpić o certyfikat REA. Jest to możliwe wyłącznie przy użyciu hiszpańskiego podpisu elektronicznego.
Nie możesz znaleźć firmy, mimo że masz pewność, że posiada REA?
Jeżeli:
- firma na pewno była zarejestrowana,
- numer NIP wpisano we wszystkich możliwych formatach,
- a mimo to brak wyników w wyszukiwarce,
może to oznaczać błąd formalny, zmianę danych, wygaśnięcie wpisu lub… kwestię, którą omówimy w kolejnym poście.
Potrzebujesz pomocy z REA?
Jeżeli nie masz czasu na samodzielne sprawdzanie,
nie posiadasz podpisu elektronicznego
chcesz mieć 100% pewności, że wpis REA Twojej firmy lub kontrahenta jest prawidłowy,
lub potrzebujesz uzyskać wpis do Rejestru Firm Akredytowanych:
skontaktuj się z nami — zajmujemy się kompleksową obsługą REA dla firm zagranicznych w Hiszpanii.