Polskie firmy coraz częściej realizują kontrakty w Hiszpanii, wysyłając tam swoich pracowników na określony czas. Tego rodzaju sytuacja, znana jako oddelegowanie pracowników w ramach świadczenia usług transgranicznych, jest ściśle regulowana przez prawo hiszpańskie oraz unijne. Delegowanie pracowników do Hiszpanii wiąze się jednak z konkretnymi obowiązkami. Poniżej wyjaśniamy, co to dokładnie oznacza i o czym należy pamiętać, aby działać zgodnie z przepisami i uniknąć problemów podczas realizacji projektów.
Czym jest delegowanie pracowników do Hiszpanii?
Oddelegowanie ma miejsce, gdy firma z siedzibą w Polsce wysyła swoich pracowników do Hiszpanii w celu tymczasowego świadczenia usług. Może to dotyczyć:
- realizacji kontraktu zawartego z hiszpańskim klientem,
- przeniesienia pracownika do innej siedziby firmy w Hiszpanii lub do firmy należącej do tej samej grupy kapitałowej,
- udostępnienia pracownika przez agencję pracy tymczasowej firmie działającej w Hiszpanii.
Jakie przepisy mają zastosowanie?
Chociaż pracownik nadal ma polską umowę, to podczas pracy w Hiszpanii musi mieć zapewnione minimalne warunki zatrudnienia zgodne z hiszpańskim prawem, w szczególności:
- czas pracy i odpoczynku,
- wynagrodzenie minimalne i dodatki,
- bezpieczeństwo i higiena pracy,
- zakwaterowanie (jeśli zapewnia je firma),
- równe traktowanie i brak dyskryminacji.
Jeśli warunki oferowane w Polsce są korzystniejsze niż hiszpańskie minimum, wówczas należy stosować korzystniejsze zasady – zawsze z korzyścią dla pracownika.
Jakie obowiązki ma polska firma realizująca delegowanie pracowników do Hiszpanii?
Aby wszystko przebiegło legalnie i sprawnie, firma musi:
✅ Zgłosić oddelegowanie – przed rozpoczęciem pracy trzeba powiadomić odpowiedni hiszpański urząd pracy. Zgłoszenia dokonuje się drogą elektroniczną używając hiszpańskiego podpisu cyfrowego.
✅ Wyznaczyć przedstawiciela w Hiszpanii – może to być osoba fizyczna lub firma, która będzie kontaktem dla hiszpańskich urzędów (np. Inspekcji Pracy). Nasza firma świadczy usługi reprezentacji wobec hiszpańskich urzędów.
✅ Przechowywać dokumenty – na miejscu pracy (lub w wersji elektronicznej) muszą być dostępne:
- umowy o pracę,
- paski wynagrodzeń,
- ewidencja czasu pracy.
Dokumenty te powinny być przetłumaczone na język hiszpański lub język urzędowy danego regionu (np. kataloński w Barcelonie). Należy zachować je przez okres minimum 4 lat od daty zakończenia prac. Innymi dokumentami, które również należy przechowywać są: zgłoszenia delegowania do hiszpańskiego Ministerstwa Pracy, formularze A1, potwierdzenia zgłoszenia do systemu ubezpieczeń społecznych w kraju pochodzenia, a także certyfikaty potwierdzające odbycie szkoleń z zakresu BHP (Bezpieczeństwa i Higieny Pracy).
Kontrole i kary
Hiszpańska Inspekcja Pracy może kontrolować legalność oddelegowania. Brak zgłoszenia, błędna dokumentacja czy nieprzestrzeganie warunków pracy mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi. Dlatego warto zadbać o każdy formalny szczegół – najlepiej przy wsparciu lokalnego doradcy lub kancelarii.
Dlaczego warto działać zgodnie z przepisami?
Z jednej strony zapewniasz legalność działalności i chronisz swoją firmę przed karami, z drugiej – budujesz dobrą reputację w Hiszpanii jako rzetelny partner biznesowy. Pracownicy czują się bezpiecznie, a Twoja firma zyskuje przewagę konkurencyjną na europejskim rynku.
Podsumowując – delegowanie pracowników do Hiszpanii to szansa na rozwój firmy, ale wymaga dobrej organizacji i znajomości obowiązujących zasad. Dostosowanie się do przepisów to inwestycja w spokój i profesjonalizm. Skontaktuj się z nami jeśli potrzebujesz zgłosić oddelegowanie pracowników Twojej firmy do Hiszpanii.