Jeżeli Twoja firma planuje rozpoczęcie prac w Hiszpanii pod koniec sierpnia lub na początku września, procedury administracyjne w Hiszpanii w sierpniu powinny znaleźć się na liście priorytetów znacznie wcześniej. Choć wiele osób uważa, że „w sierpniu wszystko jest zamknięte”, rzeczywistość wygląda nieco inaczej. Fakt, że tempo życia zdecydowanie spowalnia, a wiele lokalnych firm zamyka lub ogranicza działalność. Urzędy w tym okresie co prawda działają, ale tempo załatwiania spraw często znacząco spada. Oznacza to, że wiele formalności najlepiej zacząć przygotowywać ze znacznym wyprzedzeniem.
Czy hiszpańska administracja jest zamknięta w sierpniu?
Nie, większość urzędów administracji publicznej funkcjonuje normalnie, jednak sierpień jest tradycyjnie miesiącem urlopowym w Hiszpanii. Przekłada to się bezpośrednio na to, że:
- część pracowników przebywa na urlopach,
- liczba dostępnych terminów jest mniejsza,
- odpowiedzi na pisma mogą przychodzić później niż zwykle,
- rozpatrywanie niektórych wniosków trwa dłużej,
- po powrocie z wakacji urzędy muszą zmierzyć się z dużą liczbą spraw złożonych pod koniec lata.
Nie jest więc prawdą, że administracja nie pracuje. Trzeba jednak liczyć się z tym, że wiele procedur może potrwać dłużej niż w pozostałych miesiącach roku.
Nie tylko urzędy mogą spowolnić cały proces
Należy również wziąć pod uwagę, iż procedury administracyjne to nie tylko kontakt z urzędem. Do przygotowania dokumentacji często potrzebne są również tłumaczenia przysięgłe, notariusze, gestorzy i kancelarie prawne. W sierpniu również te podmioty pracują w ograniczonym składzie lub przechodzą na skrócony etat, tzw. jornada intensiva, czyli pracują tylko do godzin południowych.
Opóźnienie jednego dokumentu może oznaczać opóźnienie całego projektu
Firmy planujące rozpoczęcie działalności w Hiszpanii często skupiają się na organizacji transportu, pracowników czy zakwaterowania.
Tymczasem to właśnie formalności bywają elementem, który decyduje o tym, czy prace rozpoczną się zgodnie z harmonogramem.
Dotyczy to między innymi:
- rejestracji w REA (Registro de Empresas Acreditadas),
- przygotowania dokumentacji dla pracowników delegowanych,
- uzyskania wymaganych certyfikatów,
- formalności związanych z hiszpańskimi instytucjami.
Jeżeli którykolwiek z tych etapów się opóźni, rozpoczęcie prac może okazać się niemożliwe mimo pełnej gotowości firmy.
W Ibervalia widzimy to każdego lata
Od lat pomagamy zagranicznym przedsiębiorstwom przechodzić przez hiszpańskie procedury administracyjne. Każdego lata obserwujemy podobny scenariusz. W lipcu i sierpniu zgłaszają się firmy, które planują rozpoczęcie inwestycji za dwa lub trzy tygodnie i myśląc, że wszystkie formalności uda się załatwić „od ręki”.
Niestety, administracja działa według własnych terminów. Nawet najlepiej przygotowany wniosek może wymagać kilku dodatkowych dni lub tygodni na rozpatrzenie, zwłaszcza w okresie wakacyjnym.
Dlatego zawsze zachęcamy naszych klientów do planowania z wyprzedzeniem. Pozwala to uniknąć niepotrzebnego stresu, kosztownych przestojów i zmian w harmonogramie realizacji projektu.
Kiedy najlepiej rozpocząć przygotowanie dokumentów?
Jeżeli prace mają rozpocząć się pod koniec sierpnia lub na początku września, nie warto odkładać formalności na ostatnią chwilę. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest rozpoczęcie kompletowania dokumentacji już w lipcu.
Jeżeli nie było to możliwe, początek sierpnia powinien być absolutnie najpóźniejszym momentem na rozpoczęcie procedur administracyjnych. Dzięki temu istnieje znacznie większa szansa, że wszystkie wymagane dokumenty będą gotowe przed rozpoczęciem prac.
Podsumowanie
Hiszpańska administracja nie zatrzymuje się w sierpniu, ale pracuje wolniej niż przez resztę roku. Dla przedsiębiorców planujących działalność w Hiszpanii oznacza to jedno – warto działać z wyprzedzeniem.
W Ibervalia na co dzień zajmujemy się procedurami administracyjnymi dla zagranicznych firm i dobrze wiemy, które etapy najczęściej powodują opóźnienia. Dzięki odpowiedniemu planowaniu można ich w większości uniknąć.
Jeżeli Twoja firma planuje rozpoczęcie prac w Hiszpanii pod koniec sierpnia lub na początku września, skontaktuj się z nami jak najszybciej. A jeśli czytasz ten artykuł w sierpniu – początek miesiąca to ostatni rozsądny moment, aby rozpocząć przygotowanie dokumentacji. Dzięki temu zwiększasz szanse na terminowe rozpoczęcie projektu i unikasz niepotrzebnego stresu.