Firmy zagraniczne, które delegują swoich pracowników do Hiszpanii w celu realizacji projektów budowlanych, podlegają kontrolom ze strony Inspekcji Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. Inspekcja pracowników oddelegowanych ma jasny cel – sprawdzenie zgodności z obowiązującymi w Hiszpanii przepisami prawa pracy oraz przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy.
Dlaczego może dojść do kontroli?
Inspekcja pracowników oddelegowanych przez firmy zagraniczne nie zawsze jest losowa. Istnieje kilka przyczyn, które mogą prowadzić do działań Inspekcji Pracy, w tym najczęstsze:
- Rutynowe kontrole na budowach, ponieważ jest to sektor o podwyższonym ryzyku.
- Specjalne kampanie kontrolne, organizowane przez organ pracy w określonych okresach lub sektorach.
- Skargi zgłaszane przez pracowników, związki zawodowe lub osoby trzecie.
- Wypadki przy pracy, szczególnie te z wynikiem w postaci zwolnienia lekarskiego, hospitalizacji lub poważnym uszczerbkiem na zdrowiu.
- Wątpliwości co do legalności delegowania pracowników lub dotyczące rejestracji w Rejestrze Firm Akredytowanych (REA).
- Współpraca z innymi organami administracji krajowej lub zagranicznej w ramach kontroli firm delegujących pracowników.
We wszystkich przypadkach inspektor ma prawo żądać dokumentacji oraz odwiedzić budowę w celu sprawdzenia zgodności z hiszpańskimi przepisami.
Jak przeprowadzane są kontrole?
Działania organu pracy mogą odbywać się w dwóch formach:
- Kontrole bezpośrednie, podczas których inspektor osobiście odwiedza budowę, aby sprawdzić dokumenty i warunki bezpieczeństwa.
- Kontrole elektroniczne, które stają się coraz bardziej powszechne, gdzie firma może przesłać wymagane dokumenty za pomocą poczty elektronicznej lub dedykowanych platform cyfrowych.
W większości przypadków wystarczy przesłanie dokumentacji drogą elektroniczną. Jednak w niektórych sytuacjach inspektor może zażądać osobistej obecności firmy lub jej przedstawiciela, szczególnie jeśli chce lepiej poznać strukturę i funkcjonowanie zagranicznego podmiotu.
Obowiązki wobec delegowanych pracowników
Oprócz dokumentacji dotyczącej bezpieczeństwa i higieny pracy, zagraniczna firma delegująca pracowników do Hiszpanii musi spełniać szereg obowiązków pracowniczych i ubezpieczeniowych, które mogą być przedmiotem kontroli. Należą do nich:
- Posiadanie formularza A1 dla każdego pracownika, potwierdzającego kontynuowanie odprowadzania składek w kraju pochodzenia.
- Posiadanie zezwoleń na pracę w kraju pochodzenia każdego pracownika.
- Przestrzeganie hiszpańskiego Statutu Pracowników i, w razie potrzeby, odpowiedniego układu zbiorowego w zakresie:
- Wynagrodzenia zgodnego z przepisami i układem zbiorowym obowiązującym w Hiszpanii.
- Odpowiedniego trybu zatrudnienia.
- Płatnych urlopów.
- Maksymalnej liczby godzin pracy dziennie i rocznie.
- Codziennego ewidencjonowania czasu pracy.
- Równego traktowania kobiet i mężczyzn.
- Przestrzegania przepisów BHP.
- Terminowego opłacania składek na ubezpieczenia społeczne.
- Dostarczanie zaświadczeń o zgłoszeniu każdego nowego pracownika delegowanego.
- Przestrzeganie łańcucha podwykonawstwa, zapewniając, że podmioty współpracujące również spełniają obowiązujące przepisy.
Wszystka dokumentacja powinna być dostępna, uporządkowana i w razie potrzeby przedstawiona w formacie cyfrowym przetłumaczonym na język hiszpański.
Inspekcja pracowników oddelegowanych – jaką dokumentację należy przygotować
Inspektor ma prawo żądać różnorodnej dokumentacji związanej z bezpieczeństwem pracy, organizacją budowy i sytuacją prawną firmy. Najczęściej wymagane dokumenty to:
- Zgłoszenie otwarcia centrum pracy.
- Lista wyznaczonych pracowników lub potwierdzenie istnienia własnej lub zewnętrznej służby BHP.
- Wstępna ocena ryzyka lub, w przypadku budów, plan bezpieczeństwa i higieny dla odwiedzanej budowy.
- Plan bezpieczeństwa i higieny wraz z aktem zatwierdzenia.
- Planowanie działalności profilaktycznej.
- Studium bezpieczeństwa lub podstawowe studium budowy.
- Plan awaryjny i ewakuacyjny (art. 20 LPRL).
- Szkolenia i informacje z zakresu BHP.
- Dokumentacja dotycząca monitorowania stanu zdrowia pracowników (art. 22 LPRL).
- Księga podwykonawstwa.
- Potwierdzenie wydania środków ochrony indywidualnej (EPI).
- Instrukcja obsługi i certyfikat CE linii życia używanej na budowie (marka Warmel rok prod 2018 PN-EN 12195-2).
- Instrukcja obsługi i certyfikat CE urządzenia zabezpieczającego przed upadkiem (model CR 200 10 nr seryjny 17474651, wyprodukowany 03/2018, wraz z przeprowadzonymi przeglądami).
- Rejestracja w Rejestrze Firm Akredytowanych w budownictwie, czyli certyfikat REA lub wpis do REA.
- Umowa handlowa na wykonanie robót.
- Akt przystąpienia do planu bezpieczeństwa i higieny.
⚠️ Uwaga: cała dokumentacja powinna być przetłumaczona na język hiszpański.
Podsumowanie
Przygotowanie dokumentacji jest kluczowe, aby przetrwać kontrolę bez komplikacji. Choć inspekcja pracowników oddelegowanych w wielu przypadkach jest rozwiązywana elektronicznie, warto, aby zagraniczne firmy działające w hiszpańskim sektorze budowlanym miały wszystkie dokumenty uporządkowane, aktualne i przetłumaczone na język hiszpański. Ułatwia to nie tylko pracę Inspekcji, ale również zapewnia bezpieczeństwo prawne i ciągłość działalności na budowie.
Więcej informacji na hiszpańskiej stronie Inspekcji Pracy: https://www.mites.gob.es/itss/web/index.html